Mokesčių administratorius, turintis informacijos, jog įmonės vardu yra registruoti automobiliai, dažnu atveju kelia klausimus dėl šių automobilių naudojimo aplinkybių, su tikslu įvertinti, ar automobiliai iš tiesų naudojami įmonės ekonominei veiklai vykdyti ir ar šie automobiliai nenaudojami kokių nors asmenų privatiems poreikiams tenkinti. Pastarosios aplinkybės svarbios sprendžiant klausimus dėl pajamų natūra, teisės į pridėtinės vertės mokesčio atskaitą, pelno mokesčio požiūriu, sąnaudų pripažinimo leidžiamais atskaitymais.
Pastebime, jog mokesčių administratorius, siekdamas išsiaiškinti apmokestinimui reikšmingas aplinkybes, paprastai prašo pateikti sekančią informaciją:
- Paaiškinimus, kokiu tikslu įsigyti automobiliai;
- Automobilių pirkimo, apmokėjimo bei įtraukimo į eksploataciją dokumentus;
- Informaciją, kurie bendrovės darbuotojai naudojasi bendrovei priklausančiais lengvaisiais automobiliais;
- Informaciją, apie konkrečias automobilių saugojimo vietas (adresus);
- Kelionių lapus;
- Kuro nurašymo aktus;
- Degalinės (-ių) sąskaitų faktūrų kopijas (kartu su pardavimo detalizacijomis), kuro įsigijimo kvitus (jei kuras įsigytas ir apskaitytas pagal kvitus);
- Darbo laiko apskaitos žiniaraščius ir komandiruočių dokumentacijos kopijas.
GPM ir Sodros rizikos dėl pajamų natūra
Gyventojo neatlygintinai, mainais arba lengvatine kaina gautas nuosavybėn ar naudotis turtas, paslaugos ar kita nauda laikomi pajamomis natūra. Teisė naudotis įmonės automobiliu asmeniniais tikslias priskiriama prie naudos kategorijų, dėl kurių kyla pajamos natūra.
Mokesčių administratorius, priimdamas sprendimą, ar automobilis naudojamas privatiems poreikiams tenkinti, vertina, ar automobilis iš tiesų reikalingas įmonei ar darbuotojo funkcijoms atlikti, ar įmonė gali šias aplinkybes pagrįsti objektyviais įrodymais (pvz., kelionės lapais), ar įmonė turi automobilio saugojimo vietą, ar darbuotojas, kuriam leidžiama naudotis tarnybiniu automobiliu, turi asmeninį automobilį, kokiu laiku pilamas kuras į automobilį ir t. t.
Gauta nauda laikoma ne tik degalų kaina, bet ir paties automobilio vertė. Pripažinus, jog darbuotojas gavo pajamas natūra, darbdaviui kyla papildomos gyventojų pajamų mokesčio ir „Sodros“ įmokų prievolės.
Tais atvejais, kuomet automobilis suteikiamas naudotis asmeniui, kurį su įmone nesieja darbo santykiai, gauta nauda iš automobilio naudojimo pripažįstama tokio asmens pajamomis ir atitinkamai kyla gyventojų pajamų mokesčio prievolės.
Pridėtinės vertės mokesčio rizikos
Automobilius naudojant asmeniniams poreikiams tenkint, įmonei kyla pareiga skaičiuoti pardavimo PVM nuo asmeniniais tikslais sunaudotų degalų vertės. Tos pačios taisyklės taikomos ir dėl kitų eksploatacijos išlaidų, kuomet įmonė kito asmens naudai patiria išlaidų bei įsitraukia į PVM atskaitą pirkimo PVM. Nemokamas prekių ar paslaugų naudojimas laikomas suvartojimu privatiems poreikiams tenkinti ir skaičiuojamas pardavimo PVM.
Kadangi Pridėtinės vertės mokesčių įstatymas paprastai draudžia lengvųjų automobilių pirkimo PVM atskaitą, pareigos skaičiuoti PVM dėl paties privatiems poreikiams naudojamo lengvojo automobilio įprastai nekyla.
Pelno mokesčio rizikos
Automobilio nusidėvėjimo ir eksploatavimo išlaidos gali būti leidžiami atskaitymai, jeigu automobilis:
- Faktiškai naudojamas įmonės veikloje ir yra susijęs su įmonės įprastine veikla;
- Reikalingas įmonės pajamoms uždirbti.
Tais atvejais, kuomet, mokesčių administratoriaus požiūriu, automobilis nėra naudojamas įmonės ekonominėje veikloje, visos su automobiliu susijusios išlaidos gali būti priskiriamos prie neleidžiamų atskaitymų.
Pelno mokesčio rizikos dėl automobilio paprastai kyla, kuomet įmonė: negali pagrįsti, kodėl jai objektyviai reikalingas automobilis; įmonė negali pagrįsi jokiais objektyviais įrodymais, jog automobilis iš tiesų naudojamas įmonės poreikiams tenkinti; nėra aišku, kuris darbuotojas naudojasi automobiliu ir pan.
Automobilių naudojimo įmonės veikloje aplinkybės ypač aktualios, kuomet perkami prabangūs automobiliai, kadangi mokesčių administratorius tokius įmonių pirkinius vertina itin kritiškai.